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4.2- Requisitos Eléctricos del Centro de Datos

Uno de los aspectos más importantes que deben evaluarse al momento de diseñar un centro de procesamiento de datos es el suministro eléctrico, ya que si no se efectúa un buen cálculo sobre la carga que se va a utilizar, esto podría ser causa de serios problemas al utilizar el equipo. Es imprescindible hacer un análisis con todos los equipos y dispositivos que se vayan a utilizar como si fuesen a trabajar todos al mismo tiempo, así podremos obtener la carga máxima que se pudiera llegar a utilizar.
Los equipos de cómputo forman parte de los equipos más sensibles a las variaciones de corriente eléctrica por lo tanto es necesario instalar equipos de protección, como los que se describen a continuación:

El Suministro Eléctrico

a un Centro de procesamiento de datos, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).
En los sitios donde la información es altamente sensitiva se debe tomar en cuenta también el riesgo producido por las emanaciones electromagnéticas o acústicas del hardware, ya que éstas pueden ser interceptadas con relativa facilidad en una distancia menor a los 300 metros y ni que hablar de las redes inalámbricas .

Planta Eléctricas

En el país las oficinas regularmente pierden la electricidad durante corto o largo periodo de tiempo. Para evitar esos largos periodos de corte se necesita una planta eléctrica que Trabaje con base a algún combustible. Conforme las necesidades de electricidad aumenten así deberá ser la capacidad de la planta eléctrica. Para determinar la capacidad necesitada el conteo de las necesidades eléctricas del equipo por medio AMP. Debe de usar normalmente el porcentaje máximo cuando sume el total necesitado, en la mayoría de veces esta decisión va a ser tomado por los administradores de la empresa quienes serán los que determinen si todo el sistema eléctrico puede ser conectado a la planta.
Por ejemplo de algunas oficinas que pueden determinar que el aire acondicionado no será usado cuando se use la planta. Es muy importante que el cableado eléctrico para la planta este instalado correctamente, y debe de tener un polo a tierra apropiado, se necesitará un circuito de transferencia para proteger la planta del servicio eléctrico público cuando esta esté encendida así como para apagarla cuando el servicio de electricidad pública regrese.
Hay dos tipos de plantas eléctricas: automática o manual. La compra de ellas dependerá del uso que se le dé al sistema de cómputo, en caso de apagón sobre todo si esto ocurre durante la noche y no hay personal disponible para hacer la transferencia manual; en este sentido es necesaria una planta de transferencia automática.

Fuentes o Suministro de Poder Continúo (UPS):

Aunque la oficina tenga un servicio de energía regular es importante proteger el equipo electrónico por fluctuaciones de poder, altibajos o picos que pueden ocasionar daños al equipo. Cuando el suministro de electricidad es normal se cargan las baterías, cuando el suministro de energía comercial falla,  los UPS entran en acción suministrando energía eléctrica constante por varios minutos (depende del tamaño UPS o de la cantidad de equipos conectados). Los discos de las computadoras tienen un pequeño motor que necesita ser protegido ya que los bajones pueden ser pequeños o extendidos y usualmente toma tiempo verificar los daños que estos ocasionan al equipo; los picos o ruidos en la electricidad pueden igualmente quemar la fuente de poder de las computadoras. Para determinar el tipo de UPS es necesario conocer:
UPS es de red (on-line) o individual (stand-by). Si es red se debe de medir el número de máquinas que están conectadas a la red de UPS; y si es para una sola máquina un UPS de 650VA es suficiente. Otro punto determinar es el UPS que dará protección al servidor en lo que se deben:
Verificar todos los equipos conectados a él y dejarle un nivel de holgura mayor que al de una computadora normal. Por lo general se necesita   conocer el tiempo de duración a carga completa o media carga del ups y que se disponga del tiempo suficiente para apagar los servicios de este (en caso de que no haya planta eléctrica), o que tenga el suficiente tiempo para: cuando la planta eléctrica se active sin sufrir ningún tipo de riesgo.

Acondicionadores de Línea:

sirven para eliminar las variaciones de voltaje y el ruido eléctrico en grados variantes pero no almacenan energía eléctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar interrupciones en el suministro de electricidad. Ejemplo de esto son los reguladores de voltaje, los cuales suministran voltaje estable a los equipos.

Polo Tierra:

Instalación eléctrica que permite absorber descargar eléctricas, conformada por 1 varilla de cobre de 3 mts. enterrada bajo el nivel del suelo y de preferencia en un lugar con humedad, complementada con sales y carbón para mejorar asimilación de descargas. 

Además de estos requisitos también se deben tomar las siguientes medidas

Aires acondicionados

Se debe proveer un sistema de aire acondicionado, que se dedique exclusivamente al centro de procesamiento de datos. Teniendo en cuenta que los aparatos de aire acondicionado son causa potencial de incendios e inundaciones

 

  • La temperatura de un centro de procesamiento de datos debe estar comprendida entre 81 y 21 grados centígrados
  • La humedad relativa del aire debe estar comprendida entre el 45% y el 65%.

Cableado

  • Procurar que quede por debajo del piso falso, donde es importante ubicar los cables de forma separada (de alto voltaje, de bajo voltaje, de telecomunicación y los de señales para dispositivos detección de fuego)
  • Evitar conectar múltiples dispositivos en el mismo tomacorriente.
  • Evitar sobrecargar los cables con extensiones o equipos de alto consumo.
  • Cambiar cables eléctricos siempre que estén perforados o con roturas.

Ductos

  • Serán de material que no desprenda partículas con el paso del aire.
  • No deberán tener revestimientos internos de fibras.

4.1- Ubicación del Centro de Procesamiento de Datos

La selección del lugar de ubicación de un centro de procesamiento de datos, es un factor determinante en su correcto funcionamiento, puesto que de esto depende la mayor protección y seguridad de una de las áreas más importantes de cualquier organización. En la selección del lugar se deben considerar: El Medio ambiente externo: es necesario realizar un adecuado estudio de la ubicación, ya que esto permite determinar el lugar más adecuado donde en donde factores como los naturales, de servicios y de seguridad sean los más favorables; Adecuar con lo que se tiene: cuando en la organización ya se tenga destinado el local o espacio físico y no hay otra alternativa, lo único que se puede realizar son los arreglos necesarios para la instalación.
Las condiciones físicas del lugar en donde se ubique un “servidor” han de ser mucho más rigurosas que las del lugar donde se ubique una “microcomputadora”. Sin embargo, hay que considerar que una “microcomputadora” puede ser tan importante para una empresa pequeña como un “servidor” lo es para una gran empresa.
La preparación o acondicionamiento del local tiene como finalidad proporcionar los servicios y accesorios necesarios para el buen funcionamiento y lograr la máxima eficiencia operativa.
La Distribución en planta consiste en la ubicación de los equipos y elementos de trabajo en un plano de distribución en el cual se realizan pruebas (tantas como sean necesarias), de tal forma que se vean todas las alternativas y se tomen aquéllas que sean las más adecuada. Para delimitar el plano de distribución es necesario hacer uso del catálogo de planos de la organización, ya que éstos constituyen una gran ayuda para determinar y conocer la ubicación de los distintos aspectos que son de suma importancia en el centro de procesamiento de datos. Los planos que se deben considerar son los civiles y arquitectónicos.

Medidas Físicas

La construcción del interior del lugar de ubicación del centro de procesamiento de datos también tiene gran importancia.

Local físico:

Se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico, áreas adyacentes para almacenamiento, elementos de seguridad. El espacio  del equipo se determina de acuerdo las especificaciones técnicas de los equipos, las cuales se encuentran en el manual que el proveedor debe proporcionar cuando este se adquiere.

  • Evitar las áreas de formas extrañas, las mejores son las formas rectangulares
  • Considerarse la situación de columnas, con el fin de que estas no estorben
  • Calcular las futuras necesidades de espacio

Piso falso:

  • Se debe tener en cuenta la resistencia para soportar el peso del equipo y del personal.
  • Es mejor usar placas metálicas o de madera prensada para el piso falso con soportes y amarres de aluminio.
  • Sellado hermético
  • Nivelado topográfico
  • Posibilidad de realizar cambios en la ubicación de unidades
  • Se debe cubrir los cables de comunicación entre la unidad central de proceso, los dispositivos, las cajas de conexiones y cables de alimentación eléctrica.
  • La altura recomendable será de 18 a 30 cm. si el área del centro de procesamiento de datos es de 100 metros cuadrados o menos, con objeto de que el aire acondicionado pueda fluir adecuadamente.

Paredes y techo

  • Las paredes irán con pintura plástica, inflamable y lavable para poder limpiarlas fácilmente y evitar la erosión.
  • El techo real deberá pintarse, así como las placas del techo falso y los amarres,
  • La altura libre entre el piso falso y el techo falso debe estar entre 2.70 y 3.30 metros para permitir la movilidad del aire.

Puertas de acceso

  • Tener en cuenta las dimensiones máximas de los equipos si hay que atravesar puertas y ventanas de otras dependencias.
  • Las puertas deben ser de doble hoja y con una anchura total de 1.40 a 1.60 cm. Este punto ya no es tan importante ya que el equipo informática está reduciendo su tamaño y no es necesario tener dos puertas para poder introducirlo)
  • Crear rutas de salida en caso de emergencia.

Espacio y movilidad:

Características de las instalaciones, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil, etc.
Se debe buscar la parte más conservadora, la cual debe estar lejos del área del tránsito, tanto terrestre como aéreo; también lejos de equipos eléctricos tales como radares y equipos de microondas, etc. No debe de contener señal alguna que lo identifique la ubicación del equipo de cómputo ante personas externas.

Iluminación:

El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.

  • La iluminación no debe alimentarse de la misma fuente que la de los equipos de cómputo.
  • Del 100% de la iluminación, deberá distribuirse el 25% para la iluminación de emergencia y se conectará al sistema de fuerza continúa.
  • Los reactores deben estar fuera, ya que generan campos magnéticos, o en su caso deben aislarse.
  • En el área de computadoras debe mantenerse un promedio mínimo de 450 lúmenes midiendo a unos 70 cm del suelo.
  • Debe evitarse la luz directa para poder observar adecuadamente la pantalla

Tratamiento acústico y de Vibraciones

Los equipos ruidosos como las impresoras de impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.

Si hay vibraciones superiores a las normales, es necesario estudiar antes de colocar los equipos, ya que la vibración podría dañarlo.

6.3- Técnicas para Comparación de los Costos y los Beneficios

Este tipo de análisis al comparar exclusivamente los costos, permite determinar el momento en el cual se alcanza el equilibrio del sistema de información propuesto. El punto en el cual se interceptan los costos totales del sistema actual y del sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa obtendría utilidades si contara con el nuevo sistema de información.
Los costos totales incluyen el costo que se asocia a la operación del sistema además del costo de desarrollo que ocurre una sola vez (costos únicos al instalar el nuevo sistema).
El análisis del punto de equilibrio es útil cuando una empresa está creciendo y el costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la operación. Una desventaja del análisis de punto de equilibrio es que se supone que los beneficios se mantienen constantes, independientemente del sistema que se utilice.

El retorno de la inversión es una manera sencilla de establecer si una empresa debe invertir en un sistema de información, con base en cuánto tiempo requerirá obtener beneficios del sistema que amorticen el costo de su desarrollo. De manera concisa, el método de retorno de la inversión determina el número de años de operación del sistema de información que se requieren para amortizar el costo de su inversión.
Esto ocurre de dos maneras distintas, ya sea por un incremento en las utilidades o por incrementos asociados a recursos ahorrados. También puede llegar a utilizarse una combinación de ambos métodos; ya que es una forma común para establecer alternativas de inversión, en general las empresas, establecen un periodo determinado para evaluar sus inversiones. Esta información la podrá obtener del personal de contabilidad que se encuentre trabajando en el proyecto del sistema.
Aunque el retorno de la inversión es un método difundido y sencillo para establecer la trascendencia de los sistemas de información, tiene tres inconvenientes que limitan su utilidad. Uno de ellos es que no deja de ser un enfoque a corto plazo de decisiones de inversión y reemplazo; el segundo, es que no le da importancia a la forma en que serán programados los ingresos; y la tercera, es que el método de retorno de la inversión no considera el retorno total del proyecto, que pudiera ir más allá del año de la amortización. Para perfeccionar el retorno de la inversión y resolver estos inconvenientes, deben utilizarse otras formas de análisis financiero.

El análisis de flujo de efectivo examina la dirección, la magnitud y el patrón de flujo del efectivo que se asocia con el sistema de información propuesto. Si propone el reemplazo de un viejo sistema por uno nuevo y este no generará efectivo adicional para la empresa, únicamente habrá gastos de efectivo asociados con el proyecto. En este caso, el nuevo sistema no podrá justificarse con base en las nuevas utilidades obtenidas y deberá examinarse con mayor precisión en busca de otros beneficios tangibles, en caso de que el sistema deba considerarse aún como factible.
El sistema propuesto debe incrementar las utilidades junto con los recursos gastados. Luego, debe analizarse la magnitud del flujo de efectivo junto con los patrones de flujo asociados con la compra del nuevo sistema.

El análisis del valor presente auxilia al analista de sistemas para presentarle a los tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversión en el tiempo, así como el flujo de efectivo asociado con el sistema de información. El valor presente es la manera de valorar todos los recursos económicos gastados y generados a lo largo de la vida útil del sistema y de comparar los costos actuales con los costos futuros, y los beneficios actuales con los beneficios futuros.
El valor presente es el costo o beneficio medido a valor actual del efectivo y depende del costo del dinero. El costo del dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podría obtenerse si el capital comprometido en el sistema propuesto se invirtiera en otro proyecto (relativamente seguro).

6.2- Costos y Beneficios

Los costos y los beneficios del sistema propuesto de cómputo siempre deben considerarse en conjunto, ya que se interrelacionan y con frecuencia dependen entre sí. Aunque los analistas de sistemas proponen un sistema que satisfaga los requerimientos de manejo de la información, la decisión para continuar con la propuesta del sistema se basará en el análisis de los costos y los beneficios y no en los requerimientos de información. Muchas veces los beneficios se miden por su costo.

Los analistas de sistemas deben predecir ciertas variables fundamentales. En cierta forma, un analista de sistemas hará uso de una simulación, pero no puede confiar en el análisis de simulación para todo, si desea que su propuesta sea creíble, significativa y trascendente. El analista de sistemas cuenta con numerosos modelos de pronósticos. La condición principal es la disponibilidad de datos históricos. Si no se dispone de ellos, el analista «debe seleccionar alguno de los métodos de criterio como la estimación de la fuerza de ventas, encuestas que estimen la demanda del cliente, estudios Delphi (un pronóstico de consenso que se desarrolla de manera independiente por un grupo de expertos a través de una serie de iteraciones), la creación de escenarios o la elaboración de analogías históricas. Si se cuenta con datos históricos, la siguiente diferenciación entre las diversas técnicas implicará definir si el pronóstico es condicional o no condicional. Un pronóstico condicional implica que hay una asociación entre variables en el modelo o que existe una relación causal. El pronóstico no condicional implica que el analista no requiere encontrar o identificar una relación causal.

Cuando se cuenta con datos históricos cuantitativos, el analista de sistemas puede estimar tendencias futuras. El analista debe considerar datos relevantes y gráficos para determinar si existe cierta tendencia. Hay tres tendencias comunes como son: lineal, estacional y cíclica. Los comportamientos fluctuantes también se identifican como tendencias estaciónales si se repiten anualmente. Si el patrón se repite regularmente, pero no anualmente, constituye una tendencia cíclica. El analista deberá identificar el tipo de tendencia cuando estime la demanda, la carga de trabajo y los factores económicos.

Las tendencias pueden estimarse de diferentes maneras. Las técnicas de mayor uso son:

  1. Evaluación gráfica
  2. Método de mínimos cuadrados
  3. Método de promedios móviles.

Los costos y los beneficios pueden ser tanto de naturaleza tangible como intangible. Ambos deben tomarse en cuenta en las propuestas de los sistemas.

Los beneficios tangibles son las ventajas económicas cuantificables que obtiene la organización a través del uso del sistema de información. Ejemplo de beneficios tangibles serían:

  1. El incremento en la velocidad de proceso
  2. Contar con cierta información que de otra manera seria inaccesible
  3. La obtención de información con mayor puntualidad que en el pasado
  4. Aprovechar el mayor poder de cálculo de las computadoras
  5. Reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir una tarea especifica

Aunque la medición no siempre es fácil los beneficios tangibles pueden estimarse en términos de pesos, recursos o tiempo ahorrados.

Algunos de los beneficios que la organización obtiene a través de un sistema de información son difíciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser importantes. A éstos se les conoce como beneficios intangibles. Los beneficios intangibles incluyen:

  1. La mejora del proceso de toma de decisiones
  2. El incremento de precisión
  3. El llegar a ser más competitivo en los servicios al cliente
  4. El mejoramiento de la imagen del negocio
  5. El incremento de la satisfacción de los empleados al eliminar tareas de naturaleza tediosa.

Los beneficios intangibles son extremadamente importantes y pueden tener implicaciones de relevancia para el negocio, en su relación con personas tanto ajenas como propias de la organización. Aunque los beneficios intangibles del sistema de información son elementos importantes para decidir si se procede o no con su implantación, un sistema soportado exclusivamente por beneficios intangibles no tendrá éxito.

Los costos tangibles son aquellos que pueden proyectar con precisión el analista de sistemas y el personal de contabilidad. Dentro de los costos tangibles se incluyen el costo del equipo, como computadoras y terminales, el costo de los recursos, el costo del tiempo del analista de sistemas, el costo del tiempo de programación y de otros salarios del personal. En general estos costos se encuentran definidos o pueden localizarse de manera sencilla, siendo los costos que requerirán del gasto de efectivo de la empresa.

Los costos intangibles son difíciles de estimar y pudieran no conocerse. Entre ellos están el costo de perder una ubicación competitiva, perder puntos por no ser el primero en innovar, o ser líder en un sector; demeritar la imagen de la compañía debido al descuido continuo de los clientes y la toma de decisiones ineficaz por la falta de información o por su extemporaneidad. Es imposible proyectar con precisión una cantidad monetaria para los costos intangibles. Con el fin de que el tomador de decisiones pondere lo que se ha propuesto, así como sus implicaciones deben incluirse los costos intangibles, aun cuando no se cuantifiquen.

Existen técnicas excelentes para la comparación de los costos y los beneficios del sistema propuesto. Entre ellas se tiene:

  1. El análisis del punto de equilibrio,
  2. El retorno de la inversión,
  3. El análisis de flujo de efectivo y
  4. El valor presente.

Todas estas técnicas proporcionan con precisión información sobre el valor del sistema propuesto.

El uso de los métodos anteriores depende en primera instancia, de cuál metodología se emplee y se acepte dentro de la organización. Sin embargo, como lineamientos generales conviene enunciar los siguientes:

  1. Utilizar el análisis del punto de equilibrio si el proyecto necesita justificarse con base en su costo y no en sus beneficios; o si los beneficios no mejoran de manera substancial con el sistema propuesto.
  2. Utilizar el retorno de la inversión cuando los beneficios tangibles mejoren y sean un argumento convincente para el sistema propuesto.
  3. Utilizar el análisis de flujo de efectivo cuando el proyecto sea costoso, en relación con el tamaño de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de manera significativa por una gran sangría de fondos.
  4. Utilizar el valor presente cuando el periodo de la inversión sea largo o cuando el costo del financiamiento sea elevado.

Es importante mantener de manera sistemática un análisis costo/beneficio para cualquier método que se elija, de forma tal que se pueda explicar y justificar ante la administración.

Adquisición del Equipo

Es importante inventariar inmediatamente el equipo adquirido, procurando que la configuración haya sido hecha por el soporte técnico del fabricante o especialistas. Si el equipo es traído de otro país es muy difícil tener soporte técnico o reclamar por garantías si alguna parte viene dañada.

6.1- Proceso de Selección de la Plataforma

El analista de sistemas debe definir las necesidades de equipo y de software siguiendo el siguiente proceso.

Los analistas de sistemas deben trabajar en conjunto con los usuarios para determinar el equipo (hardware) que será requerido. El establecimiento de equipo se apegará a los requerimientos de información. El conocimiento de la estructura de la organización puede servir de apoyo en las decisiones del tipo de equipo. Las opciones de equipo podrán considerarse, una vez que los analistas de sistemas, los usuarios y los directivos cuenten con una clara concepción de las tareas que se realizarán.

Para iniciar el proceso de selección de plataforma se realiza el inventario de todo el equipo de cómputo que se encuentre disponible en la organización. Como será evidente, algunas alternativas implican la expansión o la reasignación del equipo actual, de tal forma que es importante conocer lo que se tiene a la mano.
Si no se cuenta con un inventario actualizado del equipo de cómputo, el analista de sistemas deberá establecerlo de manera rápida, conociendo los siguientes datos:

  1. El tipo de equipo, número de modelo y fabricante.
  2. El status de la operación del equipo por instalar, en operación, en almacenamiento y con necesidades de reparación.
  3. La estimación del tiempo de uso del equipo.
  4. La vida proyectada del equipo.
  5. La localización física del equipo.
  6. La persona, departamento responsable del equipo.
  7. El status financiero del equipo: propio, rentado o en arrendamiento con opción a compra.

El documento utilizado para realizar el inventario debe ser fácil de llenar, e indicar de manera explícita que se enumere por separado a los equipos periféricos, tales como las unidades de discos y los monitores.

El siguiente paso para definir las necesidades de equipo es estimar la carga de trabajo. Esto significa que los analistas de sistemas formulen el número que represente, tanto la carga del trabajo actual como la proyectada para el sistema, de tal forma que cualquier equipo que se adquiera cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras.
Una vez que se define el equipo disponible, se apoya aún más el proceso de toma de decisiones, cuando llegue el momento de revisar el equipo requerido, ya que muchas de las dudas acerca del equipo existente se eliminarán. A través de entrevistas y cuestionarios iníciales, así como de su investigación de datos de archivo se sabrá el número de personas disponibles para el proceso de datos, así como su capacidad y destreza. Esta información se utiliza para proyectar qué tan bien se satisfacen las necesidades de personal.
Si las estimaciones se elaboran correctamente, la empresa no tendrá que reemplazar el equipo, a menos que se presente un crecimiento no pronosticado de uso del sistema. (Sin embargo, otros sucesos tales como una innovación tecnológica, puede dictar un reemplazo de equipo, si el negocio desea mantener una posición competitiva.)
Por ejemplo una comparación de la carga de trabajo entre un sistema de información anterior y otro propuesto es el siguiente:

  Sistema actual Sistema propuesto
Tarea Elaboración de flujo de caja Lo mismo
Método Manual Computarizado
Personal Contador Auxiliar contable
Costo/hora C$ 160 C$ 75
Cuando y como Diario:
Arqueo de caja
Mensual:
Consolidado de ventas		 Diario:
Correr el programa para realizar el arqueo
Mensual:
Correr el programa que resume e imprime los reportes
Requerimientos de horas hombre Diario: 1 hora
Mensual: 16 horas		 Diario: 20 minutos
Mensual: 1 hora
Requerimientos de tiempo de maquina Ninguno Diario: 20 minutos
Mensual: 1 hora

Evaluación del equipo de cómputo o hardware

El siguiente paso en el proceso será considerar los tipos disponibles de equipo que parecieran ajustarse a las necesidades proyectadas
La evaluación del equipo de cómputo es una responsabilidad compartida entre la dirección, los usuarios y los analistas de sistemas.
El avance tecnológico obliga al analista de sistemas a estudiar los distintos tipos de computadoras disponibles en el momento en que se escribe la propuesta de sistemas. Cada una de ellas cuenta con distintas características al considerar la manera de implantar un sistema de cómputo.
Aunque los vendedores darán todo tipo de detalles acerca de sus ofertas particulares, los analistas necesitan supervisar de manera personal el proceso de evaluación, orientar a los usuarios y a la directiva acerca de las ventajas y desventajas del equipo.
La carga de trabajo puede simularse y correrse en diferentes sistemas, incluyendo aquellos que actualmente se encuentran en uso por la organización. A esto se le denomina como evaluación «in situ» o pruebas de rendimiento.
Dentro de los criterios que tanto los analistas de sistemas como los usuarios deben utilizar para evaluar el desempeño de los diferentes equipos, se tienen:

  1. El tiempo requerido para las operaciones típicas (incluyendo cuánto tiempo se tarda para capturar los datos y cuánto tiempo toma obtener una salida)
  2. La capacidad total del sistema (qué tantos datos pueden procesarse de manera simultánea, antes de que se presente un problema)
  3. Los tiempos muertos de la unidad central de proceso y el tamaño de la memoria.

El analista en unión con los usuarios y la directiva, evalúan la conveniencia de adquirir un equipo nuevo. Las opciones pueden ser: desde utilizar sólo el equipo disponible actualmente en la empresa, hasta cambiar de manera integral por un nuevo equipo. Entre estas dos opciones se encuentran una gama de alternativas

El almacenamiento de datos, ya sea antes o después del proceso, es sumamente importante para mejorar el funcionamiento y el costo del sistema. En general, la elección de un medio de almacenamiento se determina por el tipo de proceso. Dentro de las preguntas fundamentales se tienen: cuántos datos y por cuánto tiempo serán conservados hasta su proceso, qué tan grandes son los archivos y qué tipo de acceso se necesitará para los datos almacenados.

Existen ciertos aspectos fundamentales que considerar al evaluar los servicios que ofrecen los vendedores a la empresa. La mayoría de las casas comerciales ofrecen la prueba del equipo al recibirlo y una garantía de 90 días contra cualquier defecto de fábrica, pero se debe asegurar qué otra cosa puede ofrecerle el vendedor. Los establecimientos de prestigio se distinguen sobre sus competidores por la gama de servicios que ofrecen.
La mayoría de los servicios de soporte adicional pueden negociarse de manera separada a la renta o a la compra del equipo. Una lista de criterios básicos cuando se evalúa el soporte del vendedor es:

  1. Soporte del equipo
    1. Línea completa de productos
    2. Productos de calidad
    3. Garantía
  2. Soporte del software
    1. Todas las necesidades del software
    2. Programación individualizada
    3. Garantía
  3. Instalación y adiestramiento
    1. Apegarse a un calendario
    2. Adiestramiento in situ
    3. Línea de consulta directa
  4. Mantenimiento
    1. Procedimiento de mantenimiento de rutina
    2. Especificación del tiempo de respuesta en emergencias
    3. Préstamo de equipo durante las reparaciones

Los servicios de soporte incluyen el mantenimiento rutinario y preventivo del equipo; el tiempo de respuesta queda especificado si el equipo llegara a fallar (dentro de las primeras 6 horas; al siguiente día hábil, etc.); el préstamo de equipo en caso de que el equipo deba cambiarse o si fuera necesaria una reparación externa y la capacitación interna o la organización de seminarios externos para grupos de usuarios. Cabe recordar que puede ser difícil obtener adiestramiento en equipos que no sean ampliamente utilizados por otras organizaciones y es sano involucrar al área jurídica antes de la firma de contratos por servicios o adquisición de equipo. Aunque puede ser atractiva la posibilidad de una instalación exclusiva, la posibilidad de un buen soporte a largo plazo puede disminuir.
Desafortunadamente, la evaluación de equipo de cómputo no es tan sencilla como comparar costos y elegir la opción menos costosa.
Hay otras eventualidades que la administración debe considerar y que incluyen:

  1. La posibilidad de expandir el sistema si las necesidades aumentan en el futuro
  2. La posibilidad de enlazar el equipo con el de otras marcas, si el sistema llegara a crecer
  3. Los beneficios de comprar más memoria que la proyectada como necesaria, considerando que el negocio crecerá eventualmente
  4. La estabilidad corporativa del vendedor.

La ampliación de los sistemas existentes es común para los proyectos de sistemas. Bien vale la pena instalar sistemas con capacidad de expansión. Aunque toma un poco más de planeación, es más económico y más flexible que la tercera alternativa de contar con memoria en exceso y mantenerla en inventario durante varios años.

Innecesario tomar la decisión de cuál es la mejor alternativa para el software de la compañía, pudiendo elegir entre: hacerlo en casa, usar software Libre, de uso comércialo la nueva tendencia que será bajo demanda. Cada uno de estas opciones tiene sus ventajas y desventajas.

Los paquetes de software, más que aquellos programas de aplicación que se escriben específicamente para una instalación, se han vuelto cada vez más accesibles, y en efecto, deben considerarse con mucha atención. Numerosas horas de programación pueden ser ahorradas si a existe un paquete de software apropiado para todo el sistema o parte de él y su uso implique un mínimo de adaptaciones.
La evaluación de software comercial junto con los futuros usuarios no debe ser desatendida y es necesario controlar la propaganda meramente comercial para evitar caer en decisiones influenciadas. Específicamente, hay seis categorías principales dentro de las cuales se puede ubicar al software.

  1. Eficacia en el desempeño
    1. Capacidad para realizar las tareas requeridas
    2. Capacidad para realizar las tareas que se desearán más adelante
    3. Buen diseño en pantalla
    4. Capacidad adecuada
  2. Eficiencia operativa
    1. Tiempos de respuesta rápidos
    2. Captura eficiente
    3. Salidas eficientes
    4. Almacenamiento de datos eficiente
    5. Respaldos eficientes
  3. Facilidad de uso
    1. Uso de interfaces satisfactorios
    2. Disponibilidad de menús de ayuda
    3. Interfaz flexible
    4. Retroalimentación adecuada
    5. Buena recuperación de errores
  4. Flexibilidad
    1. Opciones de entrada
    2. Opciones para la salida
    3. Compatibilidad con otro software
  5. Calidad en la documentación
    1. Buena organización
    2. Programas tutoriales de calidad
    3. Respuestas adecuadas a las preguntas
  6. Soporte del fabricante
    1. Línea de consulta directa
    2. Boletines
    3. Actualizaciones frecuentes (a bajo costo)

Es necesario realizar una evaluación del software comercial a partir de demostraciones con datos de la empresa; asimismo, un revisión de la documentación que le acompañe. Normalmente el vendedor asegurará que el software funciona y que ha sido probado en sus instalaciones, pero eso no garantizará que esté libre de errores en un momento dado o que no fallará cuando se lleven a cabo acciones incorrectas por parte de los usuarios. Es obvio que no habrá garantía si el software comercial se utiliza con un equipo de cómputo defectuoso.
La necesidad de copias múltiples del software (para el uso de varias estaciones trabajo) implica negociar con el vendedor una licencia de uso múltiple, de tal forma que los derechos del autor no se infrinjan al crear copias ilegales. Con frecuencia esto implica la compra de un paquete de software al precio regular y la compra de copias adicionales a un precio reducido.
También es posible negociar un contrato de servicios especiales que cubra el soporte del software adquirido. Dentro de él quedaría incluido el mantenimiento de emergencia y el preventivo; las actualizaciones sin costo o a un precio reducido, las copias adicionales de la documentación y la capacitación de los usuarios.

Elección del Proveedor

Con las pruebas realizadas en los pasos anteriores se reduce la lista de proveedores, ya que se han decidido por una marca en específica, en este paso entonces es necesario averiguar quiénes son los proveedores oficiales de ese producto en el país o el fabricante directo, para ver quienes ofrecen mejores ventajas. Una parte importante de la elección del proveedor es la parte económica, relacionar los costos en que se van a incurrir para la implementación del sistemas y los beneficios que va a traer en nuevo sistemas que no necesariamente tienen que ser económicos. Al momento de elegir el proveedor hay que tener cuidado con: las comisiones que ofrecen los proveedores para favorecerlos en el proceso de elección y por el otro lado hay que evitar el tráfico de influencias por parte del personal interno.

Las tres principales opciones para la adquisición de equipo de cómputo incluyen la compra, la renta y la renta con opción a compra (Leasing). Hay ventajas y desventajas a considerar en cada una  de esas opciones. Dentro de los factores que influyen en la consideración para decidir la mejor opción para una instalación en particular están: los costos iníciales contra los costos a largo plazo, si la empresa puede comprometer capital en equipo de cómputo y si la empresa desea un control y responsabilidad totales sobre el equipo de cómputo.

  Ventajas Desventajas
Comprar
  1. A largo plazo, más económico que rentar.
  2. Posibilidad de cambiar el sistema
  3. Ofrece ventajas fiscales al permitir la depreciación acelerada
  4. Control total
  1. El costo inicial es elevado
  2. Riesgo de caer en la obsolescencia
  3. Riesgo de atarse a una elección errónea
  4. Plena responsabilidad
Leasing
  1. El capital no queda atado
  2. No se requiere de financiamiento
  3. El pago es menor que la renta simple
  1. La compañía no es dueña del sistema cuando expira el contrato de alquiler
  2. Por lo general hay una multa muy alta por terminar anticipadamente el contrato
  3. El alquiler es más caro que la compra
Rentar
  1. El capital no queda atado
  2. No se requiere financiamiento
  3. Facilidad de cambio de sistema
  4. Por lo general incluye el mantenimiento y seguros
  1. La compañía no es dueña del equipo
  2. Los costos son muy altos porque el proveedor asume el riesgo (es la alternativa más cara)

Compra del equipo implica que la empresa sea el propietario del mismo. Una consideración determinante para la compra es la vida proyectada del sistema. Si el sistema será utilizado por más de cuatro o cinco años (mientras que los demás factores se mantengan constantes), la decisión a tomar será comprar. Conforme los sistemas se vuelven más pequeños y los sistemas distribuidos son más populares, las empresas se deciden por la compra de equipo.
Leasing del equipo de cómputo es otra posibilidad. La renta con opción a compra o arrendamiento financiero del equipo de un vendedor o de una compañía arrendataria es más práctica si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro años. Además, si es inminente un cambio significativo en la tecnología. El arrendamiento financiero permite también a la empresa el colocar su dinero en otra inversión, donde pueda trabajar para ella más que comprometerlo. Sin embargo, a largo plazo, el arrendamiento financiero económicamente no es la mejor manera de adquirir poder de cómputo.
Renta (en su estricta connotación) es la tercera alternativa para la adquisición de equipo de cómputo. Una de las ventajas principales de la renta es que no se compromete el capital de la compañía. En consecuencia, no se requiere de un financiamiento. También, la renta de equipo de cómputo hace más fácil su cambio. Finalmente, el mantenimiento y el seguro se encuentran generalmente incluidos en los contratos de renta. Sin embargo, por su alto costo final y por el hecho de que la compañía no es dueña del equipo rentado, la renta debe contemplarse sólo como una alternativa a corto plazo para resolver las necesidades de cómputo limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios tecnológicos son muy frecuentes.

3.2- Proceso de la Admón. de RR HH (Reclutamiento)

El personal de una organización constituye el recurso más importante, por lo tanto para contar con el personal adecuado se debe seguir una serie de pasos que nos permitan seleccionar a la persona mejor calificaa parel puesto.

  1. Reclutamiento: Hace de una persona extraña un candidato para un determinado puesto.
  2. Selección: Es buscar entre los candidatos, a los mejores para cada puesto que se requiere por medio de exámenes, entrevistas, entrega de solicitud y currículo.
  3. Contratación y Remuneración: Hace del buen candidato un trabajador.
  4. Inducción y Socialización: Permite que la persona se acople más rápidamente a la cultura organizacional de la empresa
  5. Capacitación y Desarrollo: Hace del personal un mejor trabajador.

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Reclutamiento

Debe efectuarse a partir de las necesidades de capital humano a cubrir y éstas dependen, de las estructuras implantadas y de las disponibilidades.
En la práctica, se puede estar ante tres situaciones que dan lugar al reclutamiento:

  1. El puesto o cargo informático no está creado, aunque un informe de análisis previo ha mostrado la necesidad de crear nuevas plazas.
  2. El servicio funciona, pero su desarrollo exige la creación de más puestos.
  3. Como consecuencia de bajas, uno o varios puestos están disponibles o vacantes.

Las dos primeras situaciones reclaman una minuciosa preparación con objeto de definir los objetivos y las tareas de cada puesto de trabajo (Análisis y Descripción del Puesto de trabajo).
La experiencia aconseja que en su creación (salvo casos particulares) la unidad informática no sea excesivamente grande, y proveer de este recurso únicamente cuando la necesidad se vuelve evidente mediante pruebas.
La tercera situación es más clásica. Es una situación que no exige nuevas definiciones de puestos, aunque los movimientos de personas puedan permitir corregir algunos desajustes dentro de la estructura organizativa. Muchas veces se da el caso que otra persona fusiona sus funciones con la del puesto vacante por un periodo indeterminado o permanentemente.
Cada puesto de trabajo debe adaptarse tanto a la empresa como al tipo aplicaciones. Esto es lo que explica que, ninguna estructura organizativa no está inmovilizada; particularmente sensible en informática por el hecho de el tiempo relativamente corto (comparado con las demás áreas funcionales) de su desarrollo y los cambios tecnológicos.

El proceso de reclutamiento da inicio con la requisición de la petición de suplir una plaza o puesto vacante dentro de la organización, es decir que el encargado del reclutamiento debe de tener claro que su objetivo será  de llevar un número  de posibles candidatos para optar al puesto vacante.
La responsabilidad de la unidad de reclutamiento laboral en una organización terminará con la recepción de la documentación solicitada por el perfil laboral del puesto solicitado.
El reclutador puede identificar los posibles puestos vacantes  mediante una adecuada  planeación de recursos humanos o mediante peticiones a la dirección (unidad de recursos humanos de la organización)
Es fundamental que el encargado de la función de reclutamiento en la organización considere  variables como el entorno. Los Indicadores Económicos permiten conocer las actuales coyunturas de la economía de un sector (Comercio, Industria, Servicio, etc.) de una zona geográfica, de toda la nación o incluso de toda la región económica. Las Actividades de Reclutamiento de otras compañías nos permiten conocer las estrategias básicas que se plantean organizaciones competidoras y a su vez como una comparación a actividades que emprenden como organización misma.

Reclutamiento Interno o Externo

Políticas de reclutamiento

Interno: Estipulan que los actuales empleados tienen opción preferencial para acceder a determinados puestos. Consiste en llenar la mayor parte de las vacantes con empleados de la misma empresa, a los cuales se les dará capacitación.
Externo: Consiste en llenar las vacantes de la empresa con personas ajenas a la organización o incluso extranjeros.

Criterios para Determinar entre Reclutamiento Interno y Externo

  • Motivación: la gente se esfuerza más cuando saben que pueden facilitarles el ascenso.
  • Costo: entre contratar a un extraño apto, que hay que atraer con un sueldo mayor que el actual y que se le tiene que dar capacitación. O promover al interno con un poco de capacitación y quizá un aumento de sueldo.

Distintas actitudes hacia la promoción, no todos quieren ascender, por tanto es necesario investigar quienes lo desean y si llenan los requisitos. Es la parte más difícil ya que casi siempre hay más candidatos que vacantes. La elección se basa en: antigüedad, capacidad y méritos.

Reclutamiento

Ventajas

Desventajas

Interno
  • Económico (evita gastos de aviso en periódicos u honorarios de empresas de reclutamiento, costo de recepción de candidatos, costos de admisión, costos de integración de nuevos empleados, etc.).
  • Rápido (evita las frecuentes demoras del reclutamiento externo, la expectativa por el día en que se publicará el aviso en períodicos, la espera de los candidatos, la posibilidad de que el candidato escogido debe trabajar durante el período de preaviso en su actual empleo, la demora natural del propio proceso de admisión, etc.).
  • Mayor índice de validez y de seguridad (puesto que ya se conoce al candidato, se le evaluó durante cierto período y fue sometido al concepto de sus jefes; en la mayor parte de las veces, no necesita período experimental, integración, ni inducción).
  • Fuente de motivación para los empleados (vislumbran la posibilidad de progreso dentro de la organización).
  • Aprovecha las inversiones de la empresa en entrenamiento de personal, que muchas sólo tiene su retorno cuando el empleado pasa a ocupar cargos más elevados y complejos.
  • Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal, teniendo presente que las oportunidades se ofrecerán a quienes realmente demuestren condiciones para merecerlas.
  • Exige que los empleados tengan condiciones de potenciales de ascender
  • Si la organización realmente no ofrece oportunidades de progreso en el momento adecuado, se corre el riesgo de frustrar a los empleados en su potencial y en sus ambiciones
  • Puede generar un conflicto de intereses
  • Cuando se administra de manera incorrecta, puede conducir a la situación que Laurence Peter denomina «principio de Peter», las empresas, al promover incesantemente a sus empleados, los elevan siempre a la posición donde demuestra, en principio, competencia en algún cargo, hasta el cargo en que el empleado se muestre incompetente, una vez que la organización quizá no tenga cómo devolverlo a la posición anterior. Al menos que lo despida.
  • Al convivir sólo con los problemas y con las situaciones de su organización, se adaptan a ellos y pierden la creatividad y la actitud de innovación.
  • No puede hacerse en términos globales dentro de la organización, el reclutamiento interno sólo puede efectuarse a mediad de que el candidato interno a una situación tenga efectivamente condiciones de (al menos) igualar a corto plazo al antiguo ocupante del cargo.
  • Puede dejarse influenciar por factores personales que dependen a la vez del contexto y las circunstancias.
  • En las primeras épocas de la informática, la responsabilidad de muchos servicios ha sido confiada a los directores administrativos o gerentes de departamentos  en vías de automatización. Esta medida ha conducido demasiado frecuentemente a una simple mecanización de tareas administrativas.

Externo
  • Trae «sangre nueva» y nuevas experiencias a la organización, y casi siempre, una revisión de la manera como se conducen los asuntos dentro de la empresa.
  • La organización como sistema se mantiene actualizado con respecto al ambiente externo.
  • Renueva y enriquece los recursos humanos de la organización sobre todo cuando la política consiste en recibir personal que tenga idoneidad igual o mayor que la existente en la empresa.
  • Aprovecha las inversiones en capacitación de personal efectuadas por otras empresas o por los propios candidatos, muchas empresas prefieren reclutar externamente y pagar salarios más elevados, precisamente para evitar gastos adicionales de entrenamiento y obtener resultados de desempeño a corto plazo.
  • Tarda más que el reclutamiento interno; y cuando más elevado el nivel del cargo, resulta mayor ese período;
  • Es más costoso y exige inversiones y gastos inmediatos.
  • Es menos seguro que el reclutamiento interno, ya que los candidatos externos son desconocidos y provienen de orígenes y trayectorias profesionales que la empresa no está en condiciones de verificar con exactitud. A pesar de las técnicas de selección y de los pronósticos, las empresas por lo general dan ingreso al personal mediante un contrato que estipula un período de prueba (3 meses), precisamente para tener garantía frente a la relativa inseguridad del proceso.
  • Cuando monopoliza las vacantes y las oportunidades dentro de la empresa, puede frustrar al personal interno.
  • Por lo general, afecta la política salarial de la empresa al actuar sobre su régimen de salarios, principalmente cuando la oferta y la demanda de recursos humanos están en situación de desequilibrio.
  • Peligra en precipitar la automatización llegando a mecanizar hasta aplicaciones que, por su naturaleza y su coste, podían y debían continuar realizándose normalmente.

Fuentes Externas de  Reclutamiento laboral

Entenderemos como fuente de reclutamiento al lugar o sitio donde la organización puede abastecerse de recursos humanos potenciales para el desempeño de una labor.

 

Para profundizar más en las fuentes de reclutamientos externas haga clic en este enlace

 

Medios de Reclutamiento

Son las formas o estrategias que adoptan las organizaciones para informar, dar a conocer, que en la organización existen plazas o puestos vacantes, de esta manera alertan a  las personas a formar parte de la institución en un futuro.
Anuncios en medios escritos
Estos medios de comunicación masiva y por lo general uno de los más utilizados por su alcance, entre los cuales están:

  • Los periódicos /sección clasificados /sub.-sección empleos
  • Las revistas especializadas
  • Hojas volantes
  • Carteles o afiches
  • Pancartas

Radio y TV
Medios de igual manera son considerados de comunicación o información masivos, pero que al utilizarlos las organizaciones su utilidad fundamental es para aspectos de publicidad en cuanto al producto o servicio que proporciona la empresa y no para fines de reclutamiento laboral  de igual manera son medios que requieren una inversión más que la anterior.

Es fundamental como  organización solicitante indicar en los anteriores medios lo siguiente:

  • Las responsabilidades del empleo (y no un título desprovisto de sentido para el lector, como «auxiliar» o «consejero»).
  • La manera en que el interesado debe solicitar el empleo (especificando los canales que debe emplear)
  • La información inicial que será necesario presentar.
  • Los requisitos académicos y laborales mínimos para cumplir la función.

Internet
Las empresas pueden utilizar sitios web dedicados a recopilar un banco de datos de posibles candidatos, también se está haciendo uso de las redes sociales de la web versión 2.0