2.3- Estructura Interna de la Unidad de Tecnologías de Información

Como en la parte anterior la organización interna de área informática será diferente para cada institución y de los servicios y productos que provea a la organización.

Un Centro de Cómputo esta conformado por: usuarios, hardware, software y los datos que al procesarse se transforman en información útil para la toma de decisiones. De forma sencilla cual es el procedimiento: primero se le da entrada a los datos, estos son procesados  para posteriormente mostrar la información almacenarla, pero antes de todo esto es necesarios desarrollar el software o la aplicación o y darle mantenimiento a las diferentes partes, especialmente al hardware. Esto mismo sucede en las empresas pero a una escala más grande.

Al establecer el organigrama o la estructura organizativa de la Unidad de Tecnologías de Información se está describiendo la jerarquía de autoridad, también divide la responsabilidad de cada sub-área y las relaciones de comunicación formal entre ellas. Es por estas causas que es necesario de cada uno de los empleados conozcan el organigrama de la unidad donde trabajan.

Las Principales Funciones de la Unidad de Tecnologías de Información

  • Operar el sistema de computación central (Servidores) y mantener el sistema disponible para los usuarios.
  • Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de producción y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.
  • Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas conforme a instrucciones de su superior inmediato.
  • Realizar las copias de respaldo (back-up) de la información y procesos de cómputo que se realizan en la Dirección, conforme a parámetros preestablecidos.
  • Marcar y/o señalizar los productos de los procesos ejecutados.
  • Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados.
  • Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
  • Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos del centro de cómputo.
  • Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control establecidas.
  • Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del centro de cómputo.
  • Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la Dirección para el desarrollo de las funciones asignadas.

Principales Áreas

Dentro de una empresa, la Unidad de Tecnologías de Información cumple diversas funciones que deberán  justificar los puestos de trabajo establecidos que existen en ella. Si la estructura no cumple con las expectativas será necesario evaluarlo y hacer modificaciones para hacerlo más adecuado para la empresa.

Administración de la Propia Unidad de Tecnologías de Información:

Engloban operaciones de:

  • Supervisión, planificación y control de proyectos,
  • Seguridad informática en general de las instalaciones y equipos
  • Administración financiera
  • Administración del recurso humano.

Área de Desarrollo o Producción.

  • Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios.
  • Usar las técnicas de construcción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.
  • Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.
  • Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos.
  • Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.
Sub-Área Análisis y Diseño de Sistemas.

Tiene la función de:

  • Establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización.
  • Interpretan las necesidades del usuario y desarrollan los requerimientos y especificaciones funcionales y documentos de alto nivel.
  • Realizar el estudio y proponer soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas.
  • Diseñan sistemas basados en las necesidades del usuario
  • Participan durante la fase inicial del proceso de desarrollo
  • Evalúan la tecnología de seguridad
  • Diseñan perímetro, control de accesos, administración de usuarios y otros sistemas
  • Establecen políticas y requerimientos de seguridad.
Sub-Área de Programación.

Desarrollar nuevos sistemas y mantenerlos en producción, deben trabajar sólo en ambientes de prueba ya que  no pueden tener acceso al ambiente operativo. Entregar su trabajo a otra área para que los implante
Se encarga de:

  • Elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modificar los existentes
  • Vigilar que todos los procesos se ejecuten correctamente.
  • Tomar las especificaciones de los sistemas realizados por el área de  análisis y Diseño para transformarlos en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.
Área o área de Implementación.

Esta área es la encargada de implementar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:

  • Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.
  • Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.
  • Validar los nuevos procedimientos y políticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados.
  • Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final.
  • Elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de capacitación de los nuevos usuarios.
  • Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
  • Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.

Área de Operación de sistemas o aplicaciones:

Consiste en la utilización y aprovechamiento de los sistemas desarrollados encargándose de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la centro de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. Debido a lo sensible de la información, que maneja este Área el acceso solo esta permitido para personal autorizado.
En esencia el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el “hardware” necesario y obtener la información resultante del proceso de datos. Puede constar de las siguientes actividades:

  • Instalación de Procesamiento de Información
  • Operar equipos eficiente y efectivamente las estaciones de trabajo o servidores, periféricos, medios magnéticos y datos almacenados
  • Recolecta, convierte y controla ingreso de datos
  • Previsión de fechas de realización de trabajos,
  • Control y manejo de soportes,
  • Seguridad del sistema,
  • Supervisión de trabajos, etc.
Sub-Área de Captura de Datos

El esquema cada vez menos frecuente para el ingreso o captura de datos es el siguiente:

  • Recibir documentos fuente y asegurar su custodia hasta terminar el procesamiento, para devolverlos juntos con resultados
  • Preparar lotes de documentos con cifras control
  • Preparar cronogramas y trabajos para procesar datos
  • Verificar, registrar y distribuir resultados, cuidando los
  • confidenciales

Ahora las fronteras están cada vez menos definidas ya que los usuarios desde las fuentes de origen ingresan los datos en ambientes en línea, aunque siempre hay que encontrar controles que garanticen que sean los datos autorizados, que sean los correctos y que estén completos.

Administración de Base de Datos

Inicia con la custodia información de la organización, define y mantiene la estructura de los datos en el sistema corporativo de BD comprendiendo a la empresa, datos de usuario y las relaciones de estos. Es Responsable de la seguridad y clasificación de la información de los datos compartidos, almacenados en los sistemas de BD y del diseño real, definición y mantenimiento de las BD corporativas
Debido a que las aplicaciones de  administración de base de datos (DBA) tienen diferentes herramientas que permiten al responsable tener acceso a todos los datos o de ignorarlos, es necesario establecer controles estrictos de las funciones mediante la aprobación por parte de la gerencia de las actividades que se realizaran, revisión de los registros de acceso por un supervisor y controles de detección sobre el uso de esas herramientas

  • Especificar la definición física de los datos y cambiarla para su mejor desempeño
  • Seleccionar e implementar herramientas de optimización de la BD
  • Probar y evaluar las herramientas de programadores
  • Dar soporte técnico a programadores sobre estructura de la BD
  • Implementar controles de definición, acceso, actualización y concurrencia
  • Monitorear el uso, recopilar estadísticas de desempeño y ajustar la BD
  • Definir e iniciar los procedimientos de respaldo y recuperación

Área de Soporte.

Área responsable de la Administración (estrategia, planificación, instalación y mantenimiento) del hardware y del software dentro de las instalaciones, entendiendo por gestión.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:

  • Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware.
  • Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.
  • Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.
  • Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria para la resolución de los problemas técnicos en su área.
  • Realizar la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.
  • Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas instalados.
  • Participar en el diseño de la Arquitectura de Sistemas.
Sub-Área de Infraestructura de Red

Hay empresa que además de su Instalación de Procesamiento de Datos, hacen un uso extensivo de LAN´s, WAN´s e INALAMBRICAS, deben manejar ahora activos de TI adicionales (servidores, firewalls, servidores proxy, routers, switches y amplia gama de software)
Las redes dispersas geográficamente, pueden tener administradores específicos y depender del Gerente de la Unidad de Tecnologías de Información
Responsable de mantener los sistemas de cómputo de ambientes multiusuario, incluyendo LAN´s y WAN
Sus deberes incluyen:

  • Agregar y configurar nuevas estaciones de trabajo
  • Establecer cuentas de usuarios
  • Instalar software general del sistema
  • Prevenir, detectar y corregir divulgación de virus
  • Asignar espacio de almacenamiento masivo
Sub-Área de Seguridad Informática

Esta área esta tomando mucha auge y debe de tener el compromiso y autorización de la alta gerencia entendiendo evaluando los riesgos para desarrollar y ejecutar una política escrita que establezca con claridad las normas y procedimientos para asegurar que los usuarios cumplan las políticas corporativas de seguridad y que los controles son adecuados para prevenir accesos no autorizados

  • Mantener reglas de acceso a datos y demás recursos de TI
  • Mantener seguridad y confidencialidad sobre el otorgamiento y mantenimiento de las claves de usuario y contraseñas
  • Monitorear violaciones de seguridad y tomar acciones correctivas
  • Revisar y evaluar periódicamente políticas y sugerir cambios
  • Preparar y monitorear el programa de conciencia de seguridad para empleados
  • Probar arquitectura de seguridad para evaluar fortalezas y detectar amenazas

Área de Aseguramiento de la Calidad

Es importante asegurar que personal de la unidad sigue procesos de calidad establecidos estableciendo programas y documentación  que se adhieran a estándares y convenciones de nombres. Esta unidad no debe depender del área de desarrollo

  • Pruebas y revisiones para verificar que el software está libre de defectos y cubre expectativas del usuario
  • Hacerse durante las etapas del desarrollo y forzosamente antes de liberarlo a producción
  • Grupo independiente para cumplir con función efectivamente

2.2- Ubicación de la Unidad de Tecnologías de Información dentro de la Organización

Unidad de Tecnologías de Información o Centro de Cómputo

A la unidad organizativa responsable de la realización y control de las actividades informáticas de una empresa o institución, la cual suele denominarse con varios nombres: División Informática, Departamento de Sistemas, Gerencia de Tecnología, incluso anteriormente en un organigrama de una empresa se podía encontrar como “Departamento de IBM”.

Objetivo la Unidad de Tecnologías de Información

Proveer los productos y servicios informáticos (asesoraría, apoyo a las funciones automatizadas, administración de los equipos de cómputo, programas y sistemas) a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella (clientes externos, internos, accionistas, etc.), de manera efectiva, eficiente y oportuna.
Para el propósito académico le llamaremos Unidad de Tecnologías de Información y lo diferenciaremos del centro de cómputo o centro de Procesamiento de datos

¿Qué es un centro de cómputo?

Es el conjunto de recursos físico (hardware), lógicos (software), y humanos necesarios para el procesamiento automático de datos, se caracteriza por disponer de equipos de una adecuada capacidad operativa.

Objetivo de un centro de cómputo

Procesar los datos de una manera sistematizada y automática para convertirlos en información útil para la organización
La Unidad de Tecnologías de Información se puede ubicar en cuatro partes diferentes las cuales todas tienen ventajas y desventajas, dependerá de el tipo, tamaño y otros aspectos de la empresa en cuestión. Para efectos de estudio la relacionaremos con las otras gerencias de un organigrama típico de las instituciones

1.- Subalterno de cualquier Gerencia

Cuando se inicio el uso de las computadoras en los negocios, con esas enormes computadoras que utilizan tarjetas perforadas para procesar los datos, solo daba soporte un proceso de la organización, generalmente al Área o gerencia de finanzas.
En esta primera opción la Unidad de Tecnologías de Información se encuentra en la parte operativa del organigrama, esto quiere decir que no tiene mucha autoridad  ni responsabilidades, solo proporciona soporte a un Área y esta enfocada a una sola área de la empresa.
Los recursos pueden ser escasos ya que dependen de lo que jefe superior le asigne

2.- Colega de las Gerencias

Otra opción  es colocar la Unidad de Tecnologías de Información  en la parte administrativa de organigrama al mismo nivel de las demás Gerencias, esto permite que exista grandes niveles de cooperación entre los diferentes Áreas, sin necesidad de estar bajo el mando de uno en específico, asignándole más responsabilidad y autoridad, proporcionándole soporte a cada una de las demás dependencias, por ejemplo, puede desarrollar e implementar sistemas de información para: generar la planilla, llevar el inventario de activos: la relación con los clientes, Control de calidad, etc. También cuenta con una parte del presupuesto general de la empresa

3.- Asesor o Staff

La tercera opción  es colocarle como un una dependencia de Staff o asesora en la parte estratégica de la estructura organizativa. En esta opción a pesar de encontrarse en la alta gerencia no tiene ningún grado de autoridad, la Unidad de Tecnologías de Información solo puede aconsejar o recomendar al gerente general quien es la persona que tomará las decisiones y dará la orden a las demás gerencias. Todas las recomendaciones que proporcione la unidad y que sean aprobadas por la gerencia general pueden influir en toda la empresa, además de que por encontrarse en esa posición puede disponer en más recursos.

4.- Subcontratación u Outsourcing

El outsourcing o subcontratación o terciarización como le llaman algunos autores, consiste en contratar a una empresa especialista en el rubro de la tecnología, proporcionándole a la empresa contratante su capacidad de procesamiento de datos, asignándole la responsabilidad a otra empresa, lo cual reduce el tamaño y los costos de la empresa, pero también puede haber fuga de información sino se establecen  bien las cláusulas del contrato. Este tipo de organización es recomendada cuando el procesamiento de datos son proyectos eventuales, la empresa no se dedica  a ese rubro. Por ejemplo cuando el Tribunal Supremo Electora  establece elecciones cada 3 o 4 años, contrata una empresa para instalar un centro de cómputo que realice el trabajo de procesar todas las actas de las urnas y proporcionar un resultado o informe